ربط DOBUY بنظام Tadbir ERP للطلبات والمخزون والنقد

تقوم أعمال التوصيل على نوعين من السجلات. الجانب التشغيلي، أي الطلبات والمناديب والمسارات وإثبات التسليم والنقد في جيب المندوب، مكانه منصة التوصيل. والجانب المالي والمخزني، أي أرصدة المخزون والمشتريات والفواتير والقيود والتقارير، مكانه نظام ERP. وحين لا يرتبط الاثنان، يسد الموظفون الفجوة يدوياً.

يشرح هذا المقال كيف ترتبط DOBUY بنظام Tadbir ERP، وما الذي ينتقل بينهما، وما الذي يتغير في العمل اليومي. والنظامان كلاهما من تطوير FRESME.

مشكلة نظامين لا يتحدثان

تخيّل موزعاً أو سلسلة بقالة نقلت طلباتها إلى القنوات الإلكترونية حديثاً. الطلبات تصل الآن عبر التطبيق والموقع، ثم في كل مساء:

• يصدّر أحد الموظفين طلبات اليوم ويدخلها في نظام ERP مبيعاتٍ؛
• يعدّل المستودع المخزون يدوياً، فيستمر التطبيق في بيع أصناف نفدت منذ الظهر؛
• يُعدّ النقد الذي حصّله المناديب، ويُكتب على ورقة، ويُقيَّد في الحسابات بعد يوم أو يومين؛
• وفي نهاية الشهر تحاول المالية مطابقة ثلاث مجموعات من الأرقام لا تتفق أبداً.

لا خطوة من هذه صعبة بمفردها، لكنها مجتمعة تستهلك ساعات كل يوم وتنتج أخطاء يصعب تتبعها. وكلما نجحت القناة الإلكترونية أكثر، ازداد الوضع سوءاً.

ما الذي يُزامَن

يمكن مزامنة ثلاثة أنواع من السجلات بين DOBUY وTadbir ERP:

• الطلبات. الطلبات القادمة من تطبيق العميل أو موقع المشتري أو عروض الأسعار المقبولة يمكن أن تنتقل إلى Tadbir ERP، فتُسجَّل المبيعات مرة واحدة حيث يتوقعها المحاسبون.
• المخزون. يمكن مشاركة أرصدة المخزون بين النظامين، فيعكس ما يستطيع العملاء طلبه إلكترونياً ما هو موجود فعلاً في المستودع، ويعكس ما يراه المستودع ما بيع إلكترونياً.
• التحصيلات النقدية. يُسجَّل النقد المحصّل عند التسليم في DOBUY على كل طلب ومندوب، ويمكن مزامنة بيانات التحصيل هذه مع Tadbir ERP، فتطابق المالية الأرقام نفسها التي أغلق بها فريق الأسطول ورديته.

أما أي السجلات تنتقل وفي أي اتجاه وبأي تكرار، فيُتفق عليه أثناء الإعداد. فسلسلة بقالة بمخزون سريع الدوران تختلف احتياجاتها عن تاجر جملة بطلبات كبيرة متباعدة، ويُضبط الربط بما يناسب كلاً منهما.

ما الذي يتغير في العمل اليومي

حين يكتمل الربط يختفي الإدخال المسائي المكرر. تظهر المبيعات في نظام ERP مع تسجيل الطلبات، وتتوقف الأصناف النافدة عن الظهور للبيع إلكترونياً، ويُطابَق نقد المناديب مرة واحدة في بوابة المندوبين، وتكون النتيجة هي ما يراه المحاسبون.

وأكثر المستفيدين في الغالب ليسوا المديرين، بل الموظفون الذين كانوا يتولون النقل: مشرفو المستودعات وأمناء الصناديق والمحاسبون المبتدئون. فيتحول عملهم من إدخال البيانات إلى مراجعة الاستثناءات.

أين تقع الفوترة الإلكترونية

في السعودية تنطبق متطلبات الفوترة الإلكترونية على فواتيرك، ومكان الفواتير هو نظام المحاسبة. ويوفر Tadbir ERP فوترة إلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). أما DOBUY فهي تقنية للطلب والتوصيل والتجارة متعددة البائعين؛ ليست نظام فوترة إلكترونية ولا تحل محله.

ربط النظامين يتيح لكل منهما أداء دوره: تستقبل DOBUY الطلب وتوزّعه على المندوب وتسجّل النقد، ويسجّل Tadbir ERP عملية البيع ويصدر الفاتورة في حساباتك.

لماذا يفيد أن يكون الفريق واحداً للنظامين

كثيراً ما تتعثر عمليات الربط بين منتجات من موردين مختلفين عند نقطة الالتقاء، فيحيل كل طرف المشكلة إلى الآخر حين لا يتطابق سجل ما. أما FRESME فتبني DOBUY وتشغّلها، وتبني Tadbir ERP، فيفهم فريق واحد نموذجي البيانات وطرفي الربط. وحين يحتاج شيء إلى تعديل، يكون هناك حوار واحد لا حواران.

هل تحتاج إلى Tadbir ERP؟

لا. تعمل DOBUY مستقلة، بلوحة إدارة وتقارير إيرادات وسجلات نقد وتصدير للمستحقات. وكثير من الأعمال تبدأ بهذه الطريقة. ويكون الربط مع Tadbir ERP أجدى حين:

• تحتفظ بمخزون في عدة مستودعات أو فروع وتبيعه إلكترونياً؛
• يُدفع جزء معتبر من طلباتك نقداً عند التسليم؛
• يعمل فريق المالية لديك على Tadbir ERP أو يخطط للانتقال إليه.

وإذا كنت تستخدم نظام ERP آخر، فأخبرنا في العرض التوضيحي وسنناقش ما هو ممكن.

لمن يناسب هذا

يفيد الربط أكثر ما يفيد موزعي الجملة والتجارة بين الشركات وسلاسل البقالة وتجار التجزئة الذين يديرون مخزوناً فعلياً. أما المطعم الواحد فتكفيه غالباً تقارير لوحة الإدارة في البداية.

للتعرف على جانب المنصة ابدأ بـتطبيقات DOBUY السبعة، ولمعرفة كيف تظهر علامتك فيها اقرأ عن العلامة البيضاء. وللتعرف على جانب نظام تخطيط الموارد زر tadbirerp.com.